Ordnung statt Chaos!

Im letzten Tipp des Jahres gibt Ihnen Bereichsleiterin Anne Mindrup Tipps zur Dokumentation und Ablage von E-Learning-Produktionen. Denn wenn Sie und Ihr Team digitale Lernmedien mit einem Autorentool wie Articulate Storyline produzieren, dann kennen Sie vermutlich die folgenden Situationen nur zu gut. Uns ging es nicht anders, bis wir die Probleme einfach und pragmatisch gelöst haben. Also: Haben Sie das nicht auch schon (oft) erlebt?

  • Es wurde wieder nicht mit der aktuellsten Arbeitsdatei des Autorentools gearbeitet, weil diese nicht richtig abgelegt und somit nicht für alle Teammitglieder greifbar war. Jetzt müssen Sie die verschiedenen Versionen miteinander abgleichen.
  • Eine Arbeitsdatei ist defekt – und das, nachdem mehrere Tage Arbeit investiert wurden. Natürlich kann sie nicht gerettet werden und Sie müssen wieder von vorne beginnen.
  • Sie wissen wie so oft nicht, welches der unterschiedlichen Drehbücher auf Ihrem Rechner oder Server das aktuellste ist und wer damit gearbeitet hat.
  • Die Übergabe des Lernfortschritts auf der Lernplattform funktioniert nicht, da Sie beim Hochladen eines Moduls, das ein Kollege erstellt hat, leider von der falschen SCORM-Version ausgegangen sind.
  • Der neue Kollege hat an Ihrem Projekt gearbeitet und jetzt sieht alles ganz anders aus, da er die Vorgaben wohl nicht genau kannte.
  • Sie müssen dringend am Projekt einer erkrankten Kollegin weiterarbeiten, kommen allerdings mit ihrer Programmierung überhaupt nicht zurecht.
  • Sie wissen wieder nicht, wann und mit welcher Softwareversion ein Modul ausgespielt wurde.

 

Lösung feste Ordnerstruktur

Eine solche Struktur ist einfach realisierbar und gleichzeitig sehr wirkungsvoll. Damit künftig alle Projektbeteiligten die gesuchten Dokumente und Dateien auch finden, brauchen Sie einen eindeutigen und allen bekannten Ablageort für Ihre Produktionen. Innerhalb dieses Verzeichnisses gibt es je Thema bzw. Modul einen Ordner, alphabetisch geordnet oder in der Reihenfolge der Produktion. Innerhalb des Themenordners wiederum hat sich folgende Struktur in der Reihenfolge der Produktionsschritte bewährt:

  • 00_Orga
  • 01_Rohmaterial
  • 02_Grobkonzept
  • 03_Ideenskizze
  • 04_Drehbuch
  • 05_Medien
  • 06_Dokumente
  • 07_Sourcen_Quelldateien
  • 08_Output

 

Lösung Dateibenennung

Eine schlüssige Dateibezeichnung gibt Ihnen auf einen Blick Projektinformationen, ohne die Arbeitsdatei öffnen zu müssen. Einigen Sie sich auf eine einheitliche Dateibezeichnung (Sourcen und Output), die die zentralen Informationen enthält: Kürzel des Moduls, Datum, Version der Software und SCORM-Version. Das könnte dann beispielsweise so aussehen (wobei Sie und Ihr Team den für Sie besten Weg finden müssen): DAT_SL360u18_2004_20191122.story

  • DAT steht für das Thema (hier Datenschutz)
  • SL360u18 steht für die Softwareversion (hier Articulate Storyline 360 Update 18)
  • 2004 steht für die jeweilige SCORM-Version
  • 20191122 steht für das Dateidatum

 

Lösung Versionierung

Speichen Sie jeden Tag eine neue Version Ihrer Arbeitsdatei unter dem aktuellen Datum ab, damit nicht die Arbeit vieler Tage zerstört wird, falls eine Datei fehlerhaft ist oder verloren geht. Und löschen Sie die alten Dateien nach Möglichkeit erst dann, wenn das Projekt abgeschlossen ist. Zu guter Letzt: Legen Sie die Datei zentral und nicht lokal auf Ihrem Rechner ab, damit Kollegen darauf zugreifen können, wenn Sie außerplanmäßig mal nicht vor Ort sind.

Lösung Arbeit mit Historien

Da Drehbücher und Konzepte oft durch die Hände vieler Beteiligter gehen, hat die Versionierung bei diesen Dokumenten noch einen weiteren Zweck: die Nachvollziehbarkeit nämlich, wer wann was geändert hat. Wir empfehlen hier die Verwendung einer Historie in Tabellenform am Dokumentenanfang oder -ende. Diese enthält mindestens folgende Angaben:

  • Versionsnummer (die sich immer auch im Dateinamen wiederfinden muss)
  • Datum
  • Name des Erstellers
  • Änderungsinformation (was wurde gemacht?)

 

Lösung Dokumentation

Erstellen Sie eine Dokumentation zu den Spezifika Ihrer E-Learning-Produktionen, die allen an zentraler Stelle zur Verfügung steht. Diese kann beispielsweise folgenden Inhalt haben:

  • Grundsätzliches: Beteiligte, Zielgruppe und technische Rahmenbedingungen
  • Bildmaterial: Woher stammt es? Wer ist dafür zuständig? Welche Lizenzbedingungen gelten?
  • Lernplattform: Welche Einstellungen hinsichtlich Lernfortschritt etc. werden an den E-Learning-Modulen auf der Lernplattform vorgenommen?
  • Autorentool: Welche Einstellungen werden beim Ausspielen der Lernprogramme mit dem Autorentool vorgenommen? Auf welche weiteren Aspekte ist zu achten?

 

Zum Schluss

Und, als Ergänzung für die Arbeit mit dem Autorentool: Idealerweise dokumentieren Sie während der Umsetzung komplexer Seiten auf einem einfachen Textfeld neben der Bühne, welche Logik der programmierten Seite zugrunde liegt. So kann jeder nachvollziehen, was genau gemacht wurde. Alle diese (eigentlich unspektakulären) Maßnahmen tragen dazu bei, endlich Ordnung ins Chaos zu bringen. Natürlich muss die Struktur allen Projektbeteiligten in Fleisch und Blut übergehen. Es ist halt wie immer mit der Ordnung: Nur Konsequenz und Disziplin führen zum Erfolg!



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